Pelastakaa Lasten sijaishuollon rekisterin tietosuojaseloste

Laadittu: 13.6.2018
Viimeksi päivitetty: 10.9.2024

1. Rekisterinpitäjä

Toimeksiantajahyvinvointialue, joka ostaa palvelun järjestöltä

Perhehoitajien osalta Pelastakaa Lapset ry

Perhehoitajan sijaisten osalta Pelastakaa Lapset ry

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Pelastakaa Lapset ry:n tietosuojavastaava
juristi Maria Haarajoki,
maria.haarajoki(at)pelastakaalapset.fi
puh: 010 843 5000

3. Rekisterin nimi

  • Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
    • Hyvinvointialueen ostopalvelu. Lastensuojelulaki (417/2007). Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000). Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023). Laki sosiaali – ja terveydenhuollon valvonnasta 741/2023. EU:n tietosuoja-asetus (EU) 2016/679. Tietosuojalaki 1050/2018.
    • Perhehoitajien ja perhehoitajan sijaisten osalta sopimus

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

  • Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
    • Hyvinvointialueen ostopalvelu. Lastensuojelulaki (417/2007). Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000). Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023). Laki sosiaali – ja terveydenhuollon valvonnasta 741/2023. EU:n tietosuoja-asetus (EU) 2016/679. Tietosuojalaki 1050/2018.

5. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Pelastakaa Lasten sijaishuollon yksiköt: Pelastakaa Lapset ry toteuttaa lastensuojelulain mukaista sijaishuollon laitoshoitoa hoitaen laitoshoitoon sijoitettuja lapsia yhteistyössä lapsen huostaan ottaneen hyvinvointialueen sosiaalitoimen kanssa heidän tilauksestaan. Tietoja kerätään sijoituksen eri vaiheiden dokumentointia ja toteuttamista sekä asiakastietoja laskutusjärjestelmää varten. Tiedot on tarkoitettu sijoitusprosessin arvioimiseen, työskentelyn mahdollistamiseen sekä asiakastieto- ja laskutusjärjestelmän ylläpitoon, tilastointiin ja postitukseen.

Perhehoito: Pelastakaa Lapset ry toteuttaa perhehoitajan tuen työtä, jossa tuetaan perhehoitajaa sekä perhehoitoon sijoitettua lasta yhteistyössä lapsen huostaan ottaneen hyvinvointialueen kanssa heidän toimeksiannostaan.  

Tietoja kerätään perhehoidon eri vaiheiden dokumentointia ja toteuttamista sekä asiakastieto- ja laskutusjärjestelmää varten. Tiedot on tarkoitettu käytettäväksi sijoitusprosessin työskentelyn mahdollistamiseen sekä asiakastieto- ja laskutusjärjestelmän ylläpitoon, tilastointiin ja postitukseen.Perhehoitajaa koskevat tiedot on tarkoitettu käytettäväksi perhehoitajaksi ja perhehoitajan sijaiseksi haluavan asiakkaan sopivuuden ja valmiuksien arvioimiseen.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Pelastakaa Lasten sijaishuollon yksiköt:

  • Lapsista nimi, henkilötunnus, terveydentila, koulutustausta, henkilöhistoria sekä sukutausta, lapsen sijoitukseen liittyvät taustatiedot, tiedot sijoituspäätöksestä.
  • Vanhempien ja huoltajien nimet ja osoitetiedot, lapsikohtainen sijoitusprosessiin liittyvä päivittäisraportointi.

Perhehoito:

  • Lapsista nimi, henkilötunnus, lapsen sijoitukseen liittyvät taustatiedot, sekä asiakasprosessissa syntyvät kirjaukset. Vanhempien ja huoltajien nimet, yhteystiedot, terveydentila, henkilötunnukset, koulutustausta, henkilöhistoria ja sukutausta sekä asiakasprosessissa syntyneen kirjaukset.
  • Perhehoitajaksi tai perhehoitajan sijaiseksi haluavan/ryhtyvän asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, s-postiosoite, puhelinnumero, terveystiedot, siviilisääty, vihkimispäivä, kotiseurakunta/maistraatti, koulutustausta, henkilöhistoria ja sukutausta, sekä asiakasprosessissa syntyvät kirjaukset.
  • Perhehoitajan kumppanin henkilötunnus, osoite, s-postiosoite, puhelinnumero, terveystiedot, siviilisääty, vihkimispäivä, kotiseurakunta/maistraatti, koulutustausta, henkilöhistoria ja sukutausta sekä asiakasprosessissa syntyvät kirjaukset.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteröidyltä itseltään
  • Asiakkaan hyvinvointialueen sosiaalitoimi
  • Perhehoitajan suostumuksella hyvinvointialueen sosiaalitoimi, Kela, oikeusrekisterikeskus

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

  • Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.
  • Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien yritysten henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

  • Tietoja luovutetaan lapsen hyvinvointialueen sosiaaliviranomaiselle.
  • Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan ja siellä käsitellään.
  • Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

  • Lasten asiakirjat lähetetään hyvinvointialueelle sijoituksen päättyessä.
  • Lastensuojelun asiakkaana olevien lasten tiedot 2 vuotta lapsen kuolemasta.
  • Perhehoitajan ja perhehoitajan sijaisen asiakirjat säilytetään 10 vuotta viimeisestä merkinnästä.
  • Rauenneet hakemukset 1 vuotta asian raukeamisesta (PRIDE-valmennukseen osallistuneiden perheiden loppuraportti 10 vuotta).

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

i. saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

ii. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten käsittelemät henkilötiedot

iii. vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

iv. vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista

v. valittaa valvontaviranomaiselle

  • jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.

13. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

  • Pelastakaa Lapset ry
    Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki

Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.