Pelastakaa Lasten valmiustoiminnan vapaaehtoisten rekisterin tietosuojaseloste
Laadittu: 3.3.22
Viimeksi päivitetty: 13.12.2024
1. Rekisterinpitäjä
Pelastakaa Lapset ry (Y-tunnus: 0116788-1)
Osoite: PL 95, 00601 Helsinki
Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki
Puhelin: 010 843 5000
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Pelastakaa Lapset ry:n tietosuojavastaava
lakimies Maria Haarajoki,
maria.haarajoki(at)pelastakaalapset.fi
puh: 010 843 5000
3. Rekisterin nimi
Pelastakaa Lasten valmiustoiminnan vapaaehtoisten rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin pitäjän ja vapaaehtoisen välinen sopimus.
5. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Pelastakaa Lasten valmiustoiminnassa vapaaehtoisten yhteystiedot rekisteröidään, jotta heihin voidaan olla nopeasti yhteydessä kriisitilanteessa. Rekisteriä käytetään myös muun muassa vapaaehtoisten haastatteluiden järjestämiseen ja uutiskirjeiden lähettämiseen koulutuksista, tapahtumista ja harjoituksista sekä tilaisuuksiin kutsumiseen. Valmiustoimintaan kuuluu esimerkiksi Lapsiystävällinen tila –toiminta.
Lomakkeilta kerätään lisäksi anonyymeja tietoja, joita voidaan käyttää toiminnan, prosessien ja markkinoinnin analysointiin ja raportointiin.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteriin tallennetaan muun muassa seuraavia tietoja:
- Rekisteröidyn perustiedot: etunimi, sukunimi, paikkakunta
- Rekisteröidyn yhteystiedot
- Kielitaito
- Kiinnostuksen kohteet valmiustyössä
- Jäsenyys Pelastakaa Lasten paikallisyhdistyksessä
- Tiedot ja päivämäärät suoritetuista koulutuksista, perehdytyksistä ja vapaaehtoistoiminnasta
- Muita vapaaehtoisen antamia tietoja kuten ammatti, työkokemus ja palautekyselyiden vastaukset
- rikosrekisteriotteen tarkastamispäivämäärä
- allekirjoitettu Pelastakaa Lasten lastensuojelusitoumus
- prosessin seuranta ja prosessin lopputulokseen johtaneet syyt
7. Säännönmukaiset tietolähteet
- Rekisteröidyltä itseltään
- rikosrekisteriote oikeusrekisterikeskukselta
- Pelastakaa Lapset lisää: haastattelupäivämäärä, rikostaustaotteen tarkistamispäivämäärä, allekirjoitettu sitoumus Pelastakaa Lasten lastensuojelun toimintaperiaatteisiin, Lapsiystävällisen tilan perehdytyspäivämäärä, Pelastakaa Lasten ja Vapaaehtoisen pelastuspalvelu Vapepan koulutuksiin osallistumisen
8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.
Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien yritysten henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
9. henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilytysaika
5 vuotta kaikkien tietojen osalta vapaaehtoiseksi valinnasta lukien, ellei henkilö lopeta toiminnassa aikaisemmin. Mikäli henkilö edelleen jatkaa vapaaehtoisena, säilytetään tietoja seuraavat 5 vuotta. Ei valittujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet
- vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
- valittaa valvontaviranomaiselle
- Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä
13. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Pelastakaa Lapset ry, Koskelantie 38, 00600 HKI
Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.
14. Tietosuojaselosteen muutokset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.