Varhaisen tuen lomakoti-, kummikoti-, tukihenkilö- ja sporttikummitoimintaan osallistuvien perheiden rekisterin tietosuojaseloste
1.Rekisterinpitäjä
Pelastakaa Lapset ry (Y-tunnus: 0116788–1)
Osoite: PL 95, 00601 Helsinki
Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki
2.Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Pelastakaa Lapset ry:n tietosuojavastaava
järjestöjuristi Tiina Tammi
tietosuoja@pelastakaalapset.fi
3. Rekisterin nimi
Varhaisen tuen lomakoti-, kummikoti-, tukihenkilö- ja sporttikummitoimintaan osallistuvien perheiden rekisterit
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Sopimus, joka syntyy Pelastakaa Lasten ja palvelun saajan välillä hakemuksen perusteella
5. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Tiedot on tarkoitettu käytettäväksi lomakoti-, kummikoti-, tukihenkilö- ja sporttikummitoiminnan toteuttamiseen.
Lapsesta kerättäviä tietoja käytetään tuen tarpeen arviointiin, tukisuhteen luomiseen, ylläpitoon, palautteen keräämiseen ja arviointiin. Tietoja hallinnoidaan asiakastietojärjestelmässä.
Lapsen huoltajista kerättäviä tietoja käytetään tuen tarpeen arviointiin, tukisuhteen luomiseen, ylläpitoon, palautteen keräämiseen ja arviointiin. Tietoja hallinnoidaan asiakastietojärjestelmässä.
Lasta tai huoltajia koskevaa tietoa välitetään tukisuhteen kullekin osapuolelle suhteen toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa.
Asiakastietojärjestelmässä olevia yhteystietoja voidaan käyttää myös Pelastakaa Lasten lapsille ja heidän perheilleen suunnatusta toiminnasta, kyselyistä ja tapahtumista tiedottamiseen.
6.Käsiteltävät henkilötiedot
Lapsesta nimi, syntymäaika, osoite, kotikunta, äidinkieli, perhetilanne (lapsen asuminen, sisarukset) ja lasta koskevat muut taustatiedot: kuvaus lapsen arjesta, hyvinvoinnista, terveydentilasta ja mahdollisista erityistarpeista.
Vanhempien ja/tai huoltajien nimi/nimet, syntymäaika, huoltaja/ei huoltaja, osoite, s-postiosoite, puhelinnumero, työssä/työtön/opiskelija.
Rekisteröidystä kirjataan asiakaskertomukseen tukisuhteen aikaisien yhteydenottojen, tapaamisten ja vuosittaisten tukisuhteen arviointien sisältöjä.
7.Säännönmukaiset tietolähteet
Lapsen hakemuslomake
Lapsen ja huoltajien tukisuhteen aikana kertomat tiedot ja vuosittainen tukisuhteen arviointi
8.Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.
Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne rekisterinpitäjän työntekijät, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
9.Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA- alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
10.Henkilötietojen säilytysaika
Lasten tiedot 10 vuotta viimeisestä merkinnästä
Rauenneet lapsen hakemukset 1 vuotta hakemuksen raukeamisen jälkeen
11.Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet
- vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
- valittaa valvontaviranomaiselle:
jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
12.Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.
13.Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Pelastakaa Lapset ry
Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki
Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.
14.Tietosuojaselosteen muutokset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti kotisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa. Tämän selosteen lopussa oleva ”päivitetty viimeksi” -kohta kertoo, milloin olemme viimeksi päivittäneet selostetta.
Laadittu: 3.11.2022, päivitetty: 12.1.2024, viimeksi päivitetty 7.5.2026 (vapaaehtoiset poistettu selosteelta)