Perheretkitoiminnan tietosuojaseloste

Laadittu: 2.5.2025 

Viimeksi päivitetty: 2.5.2025 

1. Rekisterinpitäjä 

Ylivieskan Pelastakaa lapset ry 

ylivieska(at)pelastakaalapset.net 

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö 

Maarit Viitanen 
ylivieska(at)pelastakaalapset.net 

3. Rekisterin nimi 

Perheretkitoiminnan rekisteri 

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste  

• sopimus, joka syntyy Pelastakaa Lasten ja osallistujien välillä sekä Pelastakaa Lasten ja vapaaehtoisen välillä 

5. Henkilötietojen käyttötarkoitus 

Rekisterin tietoja käsitellään perheretkitoiminnan koordinoimiseksi.  

Osallistujat: 

• Osallistujien henkilötietoja käsitellään perheretkille ilmoittautumisen ja osallistumisen seurantaa varten sekä järjestettävistä perheretkistä tiedottamiseen. 

• Perheretkille osallistuvien ilmoittautumislomakkeessa käsiteltäviä tietoja käsittelevät paikallisyhdistyksessä nimetyt perheretkitoiminnan vastaavat. Myös keskusjärjestön perheretkitoiminnan vastaava voi käsitellä osallistujien tietoja, mikäli paikallisyhdistys tarvitsee teknistä tai muuta tukea. 

• Lomakkeilta saatetaan kerätä lisäksi anonyymeja tietoja, joita voidaan käyttää toiminnan kehittämistä ja raportointia varten. 

Vapaaehtoiset: 

• Vapaaehtoisen henkilötietoja käsitellään perheretkitoiminnan vapaaehtoisten koulutukseen ilmoittautumisen ja osallistumisen seurantaan, vapaaehtoisena perheretkille osallistumisen seurantaan, vapaaehtoistoimintaan liittyvistä koulutuksista, virkistystilaisuuksista ja tapahtumista ilmoittamiseen. Lisäksi käyttötarkoituksena on palaute- ja muiden kyselyjen ja kokemusten jakamispyyntöjen lähettäminen, yhteydenpito vapaaehtoisiin paikallisyhdistyksen nimetyn perheretkitoiminnan yhteyshenkilön sekä keskusjärjestön perheretkitoiminnan vastaavan kanssa, haastattelupyyntöjen lähettäminen vapaaehtoisille vapaaehtoisten kokemuksista perheretkitoimintaan liittyen. 

• Kunkin paikallisyhdistyksen vapaaehtoisten hakemuksia käsittelevät paikallisyhdistyksessä nimetty perheretkitoiminnan vastaava. Myös keskusjärjestön perheretkitoiminnan vastaava voi käsitellä vapaaehtoisen tietoja, mikäli paikallisyhdistys tarvitsee teknistä tai muuta tukea. 

• Lomakkeilta saatetaan kerätä lisäksi anonyymeja tietoja, joita voidaan käyttää toiminnan, prosessien analysointiin ja raportointiin. 

6. Käsiteltävät henkilötiedot  

Vapaaehtoisista kerättävät tiedot: 

• Vapaaehtoisten ilmoittautumislomakkeessa kysytään vapaaehtoisen nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, kielitaito, jäsenyys Pelastakaa Lasten paikallisyhdistyksessä, erityisruokavalio, EA-taidot. Lisäksi lomakkeella kysytään syitä, miksi toimintaan haluaa tulla mukaan sekä motivaatiotekijöistä.  

• Allekirjoitettu Sitoumus Lasten suojelemiseksi sekä allekirjoittamispäivämäärä 

• Toimintaan liittyviä tietoja: prosessin seuranta ja prosessin lopputulokseen johtaneet syyt, vapaaehtoiskoulutuksen suorittamisen päivämäärä, perehdytyspäivämäärä, tehdyt vapaaehtoistehtävät ja niiden päivämäärät, onko lupa liittää vapaaehtoisten WhatsApp-ryhmään 

• Vapaaehtoisten koulutuksen sekä retkien toiminnan aikana retkillä saapuvista vapaaehtoisista on käytössä paperinen osallistujalista. Koulutuksen osallistujalista tuhotaan koulutuksen päätyttyä ja retkelle osallistuvien vapaaehtoisten osallistujalista tuhotaan retken päätyttyä. 

Osallistujista kerättävät tiedot 

• Perheretkelle osallistuvan aikuisen nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, kielitaito, erityisruokavalio. 

• Aikuisen mukana retkelle osallistuvien lasten etunimet ja iät, kielitaito, erityisruokavalio. 

• Toiminnan aikana toimintaan osallistuvilta aikuisilta ja lapsilta kerätään anonyymia palautetta, jota käytetään perheretkitoiminnan rakenteiden ja käytänteiden kehittämiseksi. 

• Toiminnan aikana retkillä saapuvista henkilöistä on käytössä paperinen osallistujalista, jota säilyttää retkestä vastaava henkilö. Osallistujalista tuhotaan retken päätyttyä.  

7. Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisteröity luovuttaa itse tiedot toimintaan mukaan hakeutuessaan. 

Lisäksi Pelastakaa Lasten paikallisyhdistys lisää kohdassa 6 käsiteltäviä henkilötietoja prosessin aikana ja sen päättyessä. 

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Henkilötiedot kerätään sähköisessä muodossa ylläpidettävään dokumenttiin. Tiedot on suojattu ulkopuolisilta teknisillä suojakeinoilla. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Retkien aikana osallistujalistaa säilyttää perheretkitoiminnan yhteyshenkilö tai hänen puuttuessaan hänen tilalleen valittu retkestä vastaava henkilö. 

Rekisteriä käyttävät ainoastaan paikallisyhdistyksessä nimetty perheretkitoiminnan yhteyshenkilö sekä tarvittaessa keskusjärjestön perheretkitoiminnan vastaava. 

Paikallisyhdistykset vastaavat käyttämiensä teknisten laitteiden tietoturvasta. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. 

9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle 

Ei henkilötietojen säännönmukaisia luovutuksia.  

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

Perheretkitoimintaa osallistuvilta sekä vapaaehtoisilta kerätään anonyymiä palautetta sekä tilastotietoja, joita luovutetaan Pelastakaa Lasten keskusjärjestölle toiminnan arviointia ja kehittämistä varten. 

10. Henkilötietojen säilytysaika 

Rekisterinpitäjän keräämiä vapaaehtoisten henkilötietoja säilytetään vapaaehtoisena toimimisen ajan ja tämän jälkeen kaksi vuotta. 

Ei valittujen vapaaehtoisten tiedot poistetaan rekisteristä. 

Osallistujien henkilötietoja säilytetään 12 kk viimeisimmästä osallistumisesta. 

11. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti: 

1. saada tieto henkilötietojensa käsittelystä 

2. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten paikallisyhdistyksen käsittelemät henkilötiedot 

3. vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä 

4. vaatia henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet 

5. vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista 

6. valittaa valvontaviranomaiselle 

• jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti. 

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi 

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä. 

13. Yhteydenotot 

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle sähköpostiosoitteeseen: ylivieska(at)pelastakaalapset.net 

Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella. 

14. Tietosuojaselosteen muutokset 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. 

Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.