Digiverkoston marraskuu

VOIKO ASIAKASTIETO OLLA ASIAKKAAN KIRJOITTAMAA?

Olemme tähän asti pohtineet digitalisaation mahdollisuuksia asiakkaan palvelupolun alussa eli siinä kohdassa, kun asiakas ei vielä ole palvelussa. Nyt hypätään palvelupolun keskelle ja viihdytään tässä hetki.

Miten voisimme tukea asiakkaitamme paremmin ja joustavammin silloin, kun hän on meidän palvelumme piirissä? Mitä mahdollisuuksia digitaaliset ratkaisut voivat tarjota?

Tällä kerralla puhutaan dokumentoinnista ja asiakasdatasta. Se on se (varsinkin viranomaisten) työarjen joskus tuskastuttavakin osa, johon kuluu paljon työaikaa. Voisiko sitä vaivalla kerättävää dataa hyödyntää nykyistä monipuolisemmin?

Pysymme samassa palvelupolun kohdassa myös tammikuussa, jolloin puhutaan digitaalisista sosiaalityön interventioihin sopivista työkaluista. Ja helmikuussa palataan datan ääreen, kun puhutaan rakenteellisesta sosiaalityöstä. Mutta kaikkea sitä ennen nähdään joulukuussa Jyväskylässä!

Aloita jälleen introvideosta. Ihanaa, kun olet mukana!

Session rakenne:

  1. Mitä asiakkaat toivovat?
  2. Esimerkkejä osallistavista työkaluista
  3. Next level: Mihin kaikkeen dataa voisi käyttää?
  4. Tehtävä

1. MITÄ ASIAKKAAT TOIVOVAT?

Aloitetaan jälleen tärkeimmästä eli siitä, miten asiakkaat kirjaamisen kokevat ja mitä he toivovat.

Kun joku kirjoittaa päiväkirjaa sinun elämästäsi

Katso video, jolla lastensuojelun kokemusasiantuntijat Vilma Vähämaa ja Aino Taipalus (joka on myös digiverkostolainen!) kertovat ajatuksiaan dokumentoinnista. He kertovat ensin omista kokemuksistaan asiakkaina ja kokemusasiantuntijoina, mitä ajatuksia osallistava dokumentointi herättää ja lopuksi myös toiveitaan digitaalisista ratkaisuista. (Videon kesto on 10:42.)

Millaisen asiakastietojärjestelmän asiakasportaalin asiakkaat suunnittelisivat?

Lape-hankkeen yhtenä tavoitteena oli luoda monitoimijaisen arvioinnin malli. Sillä haluttiin varmistaa, että asiakkaan avun tarpeen arvioimiseen osallistuvat kaikki tarvittavat tahot (myös asiakas itse!) ja että tieto saadaan koottua kätevästi yhteen. Järjestimme yhdessä Pääkaupunkiseudun Lape-hankkeen kanssa kolme työpajaa, joissa tätä pohdittiin yhdessä asiakkaiden kanssa. Työpajoihin osallistui sekä nuoria että vanhempia.

Lyhyesti sanottuna asiakkaat toivovat lisää avoimuutta ja kätevää mahdollisuutta osallistua. Työpajoissa innostuttiin niin, että eräs lukiolainen piirsi meille jopa valmiin ehdotuksen asiakasportaalin käyttöliittymäksi.

Lue lisää kirjoittamastamme blogista: Perheet toivovat avointa ja joustavaa palvelua.

2. ESIMERKKEJÄ OSALLISTAVISTA TYÖKALUISTA

Näytön paikka

Näytön paikka on Suomen Setlemenettiliiton ylläpitämä palvelu, joka auttaa käyttäjää pohtimaan omaa elämäänsä ja jakamaan haluamansa tiedot haluamilleen henkilöille. Palvelusta löytyy tuttuja työkaluja, kuten verkostokartta ja aikajana. Palvelu on täysin ilmainen, joten sitä voi alkaa hyödyntää omien asiakkaiden kanssa vaikka heti. Katso lisää videolta (videon kesto on 5:24).

Linkkivinkit innostuneille:

Apotin Maisa-portaali

Apotin asiakasportaali Maisassa voi:

  • kysyä ammattilaisen neuvoa tai jättää yhteydenottopyynnön
  • katsoa ja täydentää sosiaali- ja terveystietojasi
  • tarkastella tutkimustuloksia
  • varata ja peruuttaa aikoja
  • vastata kyselyihin ennen vastaanottoa
  • tallentaa mittaustuloksia omahoidon seurantaa varten
  • hyödyntää etävastaanottoa eli videokäyntiä
  • pyytää reseptin uusintaa siirtymällä Omakanta-palveluun ilman uutta kirjautumista

Katso myös video (videon kesto on 1:20).

Keskustelua: Lisää esimerkkejä

Digiverkostolaiset nostivat esiin seuraavat esimerkit työkaluista, jotka antavat asiakkaalle mahdollisuuden tuottaa tietoa: Carecode.fi, Omaolo.fi -palvelun sosiaalihuollon  palveluarviot, Apotin sisältämä Hyvinvointimittari, Recovery-app päihdepalveluihin, ForeAmmatti työllistymisen tuessa.

Keskustelua: Yhdessä kirjaaminen ja asiakkaan itse tuottama tieto

Millaisia vaikutuksia voisi olla asiakkaan ja työntekijän väliseen suhteeseen?

Asiakkaan osallistuminen kirjaamiseen ja yleensä asiakkaan itse tuottama tieto nähtiin Digiverkoston keskusteluissa tärkeänä tekijänä asiakastyössä. Tämä lisää asiakkaan osallisuutta ja mahdollistaa aktiivisemman toimijuuden omassa prosessissa ja sitä kautta sitouttaa asiakasta. Muutamalla digiverkostolaisella oli myös jo kokemusta yhdessä kirjaamisesta ja heidän mukaansa asiakkaiden palaute oli ollut hyvää.

“Kirjaaminen yhdessä asiakkaan kanssa on kokemukseni mukaan lisännyt asiakkaiden ymmärrystä tilanteestaan ja siitä, minkälaista dataa hänestä kirjataan järjestelmiin. Uskon, että osallistava kirjaaminen on myös lisännyt luottamusta.”

Mikä huolettaa?

Asiakasasiakirjalain ja asiakkaan oikeusturvan näkökulmasta pohdittiin sitä, että on tärkeä erottaa työntekijän tuottama tieto ja asiakkaan tuottama tieto toisistaan. Näkemykset voivat olla myös toisistaan poikkeavia, mutta olisi tärkeää tuoda kaikkien näkökulmat esille. Asiakkaan osallistuminen kirjaamiseen tulisi olla kattavaa ja ulottua tavoitteiden asettamisesta ja oman tilanteen pohdinnasta työskentelyn arviointiin saakka.

“Miten toimittaisiin vaikka sana sanaa-vastaan tilanteissa/todistelussa silloin jos asiakas omiin harhoihinsa perustuen esimerkiksi väittää jotain sellaista tapahtuneen/sanotun, jota ei oikeasti ole tapahtunut?”

Keskustelussa nousi esiin myös huoli lasten, eritystarpeisten tai suomen kieltä osaamattomien ihmisten mahdollisuudesta osallistua kirjaamiseen. Työkalujen tulisi mahdollistaa esimerkiksi piirtämällä tai kuvilla työskentely tai huomioida ei-suomenkieliset asiakkaat.

3. NEXT LEVEL: MIHIN KAIKKEEN DATAA VOISI KÄYTTÄÄ?

Tällä hetkellä asiakastietoa kirjataan, jotta asiat jäävät talteen ja hallinnolliset toimenpiteet (päätökset yms.) saadaan suoritettua. Asiakas saa tiedot käyttöönsä vielä pääasiassa vain paperisessa muodossa. Monille meistä kuitenkin alkaa jo olla arkea se, että keräämme itsestämme omatoimisesti erilaista dataa: älykello kertoo levosta ja aktiivisuudesta, kaverit ja verkostot on koottuna facebookiin jne. Voisiko sosiaalihuollossa kerättävällä asiakasdata olla myös asiakkaan arjessa käyttökelpoista? Selvää on, että pian asiakastietojärjestelmien asiakasportaalit toimivat asiakkaiden muistin tukena ja siellä pysyvät järjestyksessä niin suunnitelmat kuin verkostot ja yhteystiedotkin. Olisiko seuraava askel esim. päiväkirja tai fiilismittari? Ehkä jopa perheen yhteinen? Erillisinä sovelluksina tällaisia on jo olemassa.

Entä miten erilaiset älylaitteet voisivat osallistua datan keräämiseen sosiaalihuollossa? Terveydenhuollossa tätä tehdään jo, kun potilaat seuraavat itse esim. verensokerin tasoa ja laitteet raportoivat tiedot myös ammattilaisten nähtäväksi. Mikä vastaava käyttötapa sopisi sosiaalihuoltoon?

Dataa voisi hyödyntää monipuolisemmin myös ammattilaisten käyttöön. Tämäkin on terveydenhuollossa arkipäivää, kun ohjelmat ehdottavat lääkäreille diagnooseja ja varmistavat, että kaikki tarvittavat asiat on selvitetty ja huomioitu. Työntekijän ei tarvitse enää olla kävelevä tietokirja. Voisiko tämä olla se tapa, jolla tutkimus saataisiin eläväksi osaksi sosiaalihuollon arkea? Mitä tämä voisi tarkoittaa sosiaalihuollon laadun varmistamisen ja myös valvonnan kannalta?

Mahdollisuudet liittyvät myös rakenteelliseen sosiaalityöhön. Keskustelemme siitä helmikuussa.

Tässäpä pähkinöitä purtavaksi. Alla vielä muutama esimerkki virittämään lisää ajatuksia.

Tekoäly mentorina?

Accenturen Marko Rauhala kysyy ”Haluatko terveysalan ammattilaisena toimia rekisterinpitäjänä vai haluatko koneesta mentorin, joka helpottaa jatkuvan muistamisen tuomaa stressiä?” Lue lisää: Kone tuo läsnäolon takaisin.

Älykello voi hälyttää apua

Yle kertoi syyskuussa, kuinka älykello hälytti apua, kun pyöräilijä kaatui. Lue juttu tästä.

Entä jos älylaite tunnistaisi väkivallan kohteeksi joutumisen ja hälyttäisi apua? Tämä voisi käytännössä olla älykello, joka tunnistaisi pahoinpitelyn liikkeestä tai kotiäly Alexa tai Siri, jotka voisivat tunnistaa pahoinpitelyn äänistä ja käskeä lopettamaan.

Keskustelua: Asiakastiedon tulevaisuus?

Digiverkostolaiset toivoivat, että tulevaisuudessa asiakastietojärjestelmät kokoaisivat ja integroisivat tietoja eri lähteistä. Näin tieto kulkisi asiakkaan mukana ja hänen ei tarvitsisi aina kertoa samoja tietoja yhä uudelleen. Tämä säästäisi myös työntekijän aikaa, kun tällä hetkellä esimerkiksi huostaanottovaiheessa pitää usein kerätä tietoja useilta vuosilta lapsen elämästä. Tekoäly voisi poimia oleellisia asioita ja hahmottaa kaavoja, ja sitä kautta voitaisiin pureutua tarkemmin juurisyihin oireeseen reagoinnin sijaan.

“Toivottavasti dataa voidaan hyödyntää tehokkaammin tutkimuksen luotettavana lähteenä erityisesti vaikuttavuustutkimuksessa.”

MIKSI KANNATTAA OLLA KIINNOSTUNUT RAKENTEISESTA KIRJAAMISESTA

Jotta asiakastietoa voitaisiin hyödyntää monipuolisesti, tulee sen olla sellaisessa muodossa, että kone osaa sitä lukea. Vielä kone ei osaa lukea asiakaskertomukseen kirjoitettuja muistiinpanoja ja siksi myös sosiaalihuollossa on ryhdytty puhumaan rakenteisesta kirjaamisesta. Olet varmaankin kuullut esim. Kansa-koulusta? Väitämme, että tämä on meidän alamme tärkeintä kehittämistä tällä hetkellä. Se, että asiakastietoa voidaan tulevaisuudessa höydyntää paremmin asiakkaan hyödyksi, tutkimukseen, tiedolla johtamiseen ja rakenteelliseen sosiaalityöhön tulee mullistamaan sosiaalihuollon.

On kuitenkin erittäin tärkeää, että me sosiaalihuollon asiantuntijat olemme mukana tässä kehittämisessä. Vain siten kehitettävät ratkaisut voivat olla tarkoituksenmukaisia ja eettisesti kestäviä. Tässä on jälleen yksi syy sille, miksi olemme niin iloisia teistä kaikista digiverkostolaisista!

Kun tämä kehittäminen kiinnostaa, kannattaa seurata sosiaalihuollon Kanta-arkistoon liittämistä ja Una Oy:n työtä. Alla pienet esittelyt niistä.

Kanta ja rakenteinen kirjaaminen

Terveydenhuollossa Kanta-palvelut ovat jo arkea. Oletko käynyt katsomassa siellä omia tietojasi? Sosiaalihuollon liittyminen Kanta-arkistoon on parhaillaan työn alla, mutta työ on vasta alussa. Kanta.fi-sivustolta näet, mitkä sosiaalihuollon yksiköt ovat jo liittyneet Kantaan.

Terävänäköisellä Tarja Kauppilalla (myös digiverkostolainen!) on sanansa sanottavana kehittämisen tahdista: ”Ei se yhteiskunta kuitenkaan pyöri hyvin vain sillä tavalla, että sosiaalihuolto tulkoon tässä jälkijunassa ja mieluiten alun tuuppauksen jälkeen loppumatkan pääasiassa kuntien omin voimin!”

Lue koko teksti Ison blogista.

UNA

Nykyisten asiakastietojärjestelmien ongelma on, että ne ovat niin järkälemäisiä ohjelmistoja, että niiden kehittäminen on hyvin hidasta ja kankeaa. Yksi mahdollinen ratkaisu on, että järjestelmät koottaisiin pienemmistä ohjelmistoista. Kun tarvittaisiin jokin uusi toiminto, se voitaisiin liittää omana palikkanaan muiden joukkoon. (Ei se ihan yksinkertaista ole, mutta huolehtikoot insinöörit siitä.)

Tällainen olisi mahdollista, jos sote-tiedot tallennettaisiin yhteen tietokantaan (ts. tietoaltaaseen), jolloin kukin erillinen ohjelmisto voisi hyödyntää samaa tietoa. Sipilän hallituksen digitalisaatio-kärkihankkeen alaisena hankkeena aloittanut Una Oy kehittää valtakunnallista sote-tietoallasta.

Katso video, jolla esitellään Unan ytimen toimintalogiikkaa (videon kesto on 3:21). Video on jo pari vuotta vanha ja tehty edellisen sote-suunnitelman aikaan, mutta ytimen logiikka on silti edelleen pätevä. Tätä kehittämistä kannattaa seurata, sillä se voi mahdollistaa meille paljon joustavammat tietojärjestelmäratkaisut.

4. TEHTÄVÄ

Kokeile (ainakin) yhden asiakkaan kanssa, että kirjaatte yhdessä tapaamisen aikana. Samalla on luontevaa keskustella siitä, miksi kirjauksia tehdään ja mitä asiakas siitä ajattelee.

Mikä tässä tekemisessä tuntui sinusta luontevalta ja mikä hankalalta? Voisiko luontevuutta jotenkin vahvistaa ja hankaluutta vähentää? Jutelkaa näistä tiimissänne.