Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste
Laatimispvm: 20.3.2009
1. Rekisterinpitäjä
Pelastakaa Lapset ry
varainhankinta
Y-tunnus: 0116788-1
PL 95, Koskelantie 38
00601 Helsinki
Puh. 010 843 5000
fax. 010 843 5111
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Ulla Tuunanen, varainhankintasihteeri
Pelastakaa Lapset ry
PL 95, Koskelantie 38
00601 Helsinki
010 843 5000
3. Rekisterin nimi
Pelastakaa Lapset ry:n varainhankinnan rekisteri (rekisteri sisältää jäsenet, lehtitilaajat ja lahjoittajat)
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on Pelastakaa Lapset ry:n varainhankinnan asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden jäsenyyksien arkistointi, lehtitilausten arkistointi sekä lahjoittajatietojen arkistointi. Rekisterin tietoja käytetään omaan suoramarkkinointiin, jollei asiakas ole suoramarkkinointia kieltänyt.
Rekisteritietojen mukaan laskutetaan asiakkaiden jäsenyydet, lehtitilaukset sekä lahjoitussuhteet.
Asiakkaalla on oikeus tarkistaa, muuttaa ja poistaa itseään koskevia tietoja rekisteristä. Rekisterin asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Asiakkaan etu- ja sukunimi, muut nimet ja entinen sukunimi
- Lähiosoite
- Postinumero ja –toimipaikka
- Puhelinnumero (koti ja/tai työ, lanka- ja/tai matka)
- Telefax-numero
- Sähköpostiosoite
- Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite
- Maakunta
- Asiakasnumero
- Jäsenyyden, lahjoitussuhteen tai lehtitilauksen alku- ja loppuaika
- Jäsenyyden, lahjoitussuhteen tai lehtitilauksen hinta
- Jäsenyyden, lahjoitussuhteen tai lehtitilauksen tuote (esim. minkä yhdistyksen jäsen, puolivuosikerta vai vuosikertatilaus, lahjoittajan haluama lahjoituskohde)
- Syntymäaika
- Pankkitilitieto (vain aktiivisilla suoraveloituslahjoittajilla. Kun lahjoitussuhde päättyy, tilitieto poistetaan)
- Sukupuoli
- Asiointikieli
- Asiakastyyppi
- Laskutus- ja maksutiedot
- Palkitsemistiedot (jäsenet)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy kun asiakas liittyy jäseneksi tai lehtitilaajaksi tai ryhtyy lahjoittajaksi.
Kerran vuodessa lähetetään Väestörekisteristä hankitun osoitteiston pohjalta suoramarkkinointikirje. Henkilön tiedot siirretään Pelastakaa Lasten varainhankinnan rekisteriin jos hän kirjeen saatuaan tekee viitelahjoituksen.
Jos tiedoksi tulee vain henkilön nimi, ei hänen tietojaan tallenneta rekisteriin.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta Pelastakaa Lasten ulkopuolelle.
- Jäsenten osoitetietoja voidaan luovuttaa vain paikallisyhdistyksen sihteerille ja puheenjohtajalle sekä lehden lähetystä varten painotalolle, joka ei saa luovuttaa tietoja eteenpäin
- Lehden tilaajien osoite- ja puhelinnumerotietoja voidaan luovuttaa vain jatkotilauksia markkinoivalle Pelastakaa Lasten yhteistyökumppanille, joka ei saa luovuttaa tietoja eteenpäin. Lehden lähetystä varten osoitetiedot toimitetaan painotalolle, joka ei saa luovuttaa tietoja eteenpäin
- Lahjoittajan osoite- ja puhelinnumerotietoja voidaan luovuttaa vain Pelastakaa Lasten omaa markkinointitarkoitusta varten valitulle ulkopuoliselle yhteistyökumppanille, joka ei saa luovuttaa tietoja eteenpäin. Lehden lähetystä varten osoitetiedot toimitetaan painotalolle, joka ei saa luovuttaa tietoja eteenpäin.
Suoraveloituksen yhteydessä lahjoittajan pankkiin lähtee pankin vaatimat tiedot: tilin omistaja, tilinumero ja veloitettava summa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakasrekisteriä käsitellään ehdottoman luottamuksellisena ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta.
Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena. ATK-pohjainen järjestelmä sijaitsee yrityksen suojatussa sisäisessä verkossa. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan. häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti kopioimalla.
Rekisteriä käyttävät ainoastaan varainhankinnan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterin käyttöoikeuksia myöntää ja valvoo rekisteriasioista vastaava henkilö.
Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
